Scope Creep: Zusatzwünsche erkennen, kalkulieren und beantworten

Einen Zusatzwunsch erkennen

Kaum ein Kunde kennzeichnet einen Wunsch als Zusatzarbeit. Er kommt als „nur eine Kleinigkeit“ am Ende einer E-Mail oder als „wenn Sie schon dabei sind“ im Telefonat. Lesen Sie das unterschriebene Angebot noch einmal und stellen Sie sich drei Fragen.

1. Steht es im Angebot? Eine Seite, eine Funktion oder eine Lieferung, die dort nicht aufgeführt ist, liegt außerhalb des Umfangs, so klein sie auch wirkt.
2. Korrigieren Sie einen eigenen Fehler? Einen defekten Link oder einen Tippfehler, den Sie übersehen haben, beheben Sie kostenlos.
3. Ist es Feedback in einer vereinbarten Runde? Eine Farbe in der zweiten, inklusiven Runde zu ändern, gehört zum Auftrag. Dieselbe Farbe nach der finalen Freigabe zu ändern, gehört nicht mehr dazu. Die Anleitung Wie viele Korrekturschleifen ins Angebot gehören beschreibt diese Grenze genauer.

Lautet die Antwort dreimal Nein, ist der Wunsch eine Zusatzleistung. Einige Fälle aus dem Relaunch der Website einer Bäckerei, angeboten mit fünf Seiten:

Was sechs kleine Wünsche kosten

Nehmen wir denselben Relaunch. Das Angebot umfasst 40 Stunden zu 90 € pro Stunde, also 3.600 €. Während des Projekts schickt die Kundin sechs Wünsche, jeder davon angeblich schnell erledigt.

Für sich genommen wiegt keiner dieser Wünsche schwer: Der längste dauert 6 Stunden. Zusammen kommen 18,5 Stunden zu einem Projekt hinzu, das mit 40 Stunden geplant war. Das sind 46 % mehr Arbeit.

Erledigen Sie alles ohne Rechnung, arbeiten Sie 58,5 Stunden für 3.600 €. Ihr tatsächlicher Stundensatz sinkt dann von 90 € auf rund 61,50 € (3.600 ÷ 58,5 = 61,54). Stellen Sie die Wünsche in Rechnung, kostet das Projekt 5.265 €. In beiden Fällen verliert der Zeitplan gut zwei Arbeitstage zu 8 Stunden, die Ihren anderen Kunden oder dem Launch-Termin fehlen.

Die Klausel für Ihr Angebot

Eine kurze Klausel, die vor der Unterschrift im Angebot steht, erspart Ihnen eine Verhandlung über die Regeln mitten im Projekt. Sie sagt, was das Angebot abdeckt, wie ein neuer Wunsch behandelt wird und was er kostet. Ein Formulierungsbeispiel, das Sie an Ihr Geschäft anpassen:

Dieser Text ist ein Beispiel und keine Rechtsberatung. Die Regeln für Angebote und Vertragsänderungen unterscheiden sich von Land zu Land. Geht es um größere Beträge, lassen Sie Ihre Standarddokumente von einer Anwältin, einem Anwalt oder Ihrem Berufsverband prüfen.

Die genaue Formulierung ist weniger wichtig als drei Dinge rundherum:

• eine genaue Liste der Leistungen im Angebot, auf die sich die Klausel bezieht;
• eine schriftliche Zustimmung, bevor Sie anfangen, und sei es nur eine E-Mail;
• ein Stundensatz oder Pauschalpreis, den der Kunde schon kennt, damit ihn die Schätzung nicht überrascht.

Dem Kunden antworten: drei Nachrichten

Antworten Sie schriftlich, innerhalb von zwei Tagen und bevor Sie die Datei öffnen. Jede Antwort enthält dieselben Angaben: den Wunsch in Ihren Worten, die Schätzung in Stunden und Geld, die Auswirkung auf den Liefertermin und was Sie brauchen, um weiterzumachen. Die drei Nachrichten unten beziehen sich auf das Bäckerei-Projekt. Setzen Sie Ihre eigenen Namen, Stunden und Termine ein.

Annehmen, mit Nachtrag

Hallo Frau Roux,

danke für die Idee einer Seite „Tortenbestellung“. Sie ist nicht Teil des Angebots vom 12. September, das fünf Seiten umfasst. Ich schätze den Aufwand auf 6 Stunden, also 540 €, inklusive Formular. Der Launch würde sich vom 4. auf den 6. November verschieben.

Wenn das für Sie passt, schicke ich Ihnen den Nachtrag und lege los, sobald Sie zustimmen.

Viele Grüße
Julia

In Phase 2 verschieben

Hallo Frau Roux,

eine französische Version der Website ist für Ihre Kundschaft aus der Westschweiz sinnvoll. Damit der Launch am 4. November steht, schlage ich vor, sie direkt danach als Phase 2 umzusetzen. Ich schätze den Aufwand auf 4 Stunden, also 360 €, auf Basis Ihrer übersetzten Texte.

Ich setze sie auf die Liste für Phase 2, auf der schon der Instagram-Feed steht. Wir gehen sie bei der Übergabe gemeinsam durch.

Viele Grüße
Julia

Ablehnen

Hallo Frau Roux,

ich verstehe, dass Sie jede Woche auf Instagram posten möchten. Social Media betreue ich aber nicht, und ich könnte es nicht gut machen. Gern nenne ich Ihnen zwei Freelancerinnen aus Zürich, die das sehr gut machen.

Der Rest des Projekts läuft wie geplant, mit Launch am 4. November.

Viele Grüße
Julia

Jeden Wunsch festhalten

Ein Wunsch, der am Telefon zugesagt und nie notiert wurde, landet selten auf der Rechnung. Notieren Sie alle, auch die, die Sie verschenken. Am Projektende zeigt die Liste dem Kunden, was Sie zusätzlich geleistet haben, und Ihnen, was Sie im nächsten Angebot einplanen sollten.

In ObsidianObsidianEine kostenlose Notiz-App für Windows, Mac, Linux, iPhone und Android. Ihre Notizen bleiben Markdown-Dateien auf Ihrem eigenen Computer. Brievora ist ein Vault, ein Ordner mit Notizen und Ansichten, den Sie in Obsidian öffnen.obsidian.md genügt eine Notiz pro Wunsch. Mit ihren Eigenschaften sortieren Sie die Wünsche und addieren die Stunden:

---
typ: zusatzwunsch
projekt: "[[Relaunch Bäckerei Roux]]"
status: offen
stunden: 6
abrechenbar: true
angefragt_am: 2026-10-12
---

Eine .base-Datei sammelt dann diese Notizen. Die erste Ansicht listet die Wünsche, die auf eine Antwort warten. Die zweite gruppiert die angenommenen, abrechenbaren nach Projekt, mit der Stundensumme am Ende der Spalte:

filters:
  and:
    - 'typ == "zusatzwunsch"'
views:
  - type: table
    name: "Offen"
    filters: 'status == "offen"'
    order:
      - file.name
      - projekt
      - stunden
      - angefragt_am
  - type: table
    name: "Abzurechnen"
    filters: 'status == "angenommen" && abrechenbar'
    groupBy:
      property: projekt
      direction: ASC
    order:
      - file.name
      - stunden
    summaries:
      stunden: Sum

Die Anleitung Obsidian Bases erklärt, wie Sie diese Datei anlegen und in der Projektnotiz anzeigen. Prüfen Sie bei jedem Wunsch diese Punkte:

• der Wunsch ist am selben Tag notiert, mit Datum und den Worten des Kunden;
• die verschickte Schätzung steht in der Notiz;
• die schriftliche Zustimmung des Kunden ist in der Notiz eingefügt oder verlinkt;
• der Status ist aktuell: offen, angenommen, verschoben oder abgelehnt;
• die tatsächlichen Stunden ersetzen die Schätzung, sobald die Arbeit erledigt ist.