Obsidian oder Notion für die Kundenverwaltung?

Die Zusammenfassung in 30 Sekunden

Beide Werkzeuge verwalten Kunden, Projekte und Aufgaben, mit Tabellen- und Kanban-Ansichten. Sie unterscheiden sich darin, wo die Daten liegen, was Ihre Kunden sehen können und was Sie bezahlen. Die Tabelle vergleicht zehn Kriterien, mit den Preisen, die ObsidianObsidianEine kostenlose Notiz-App für Windows, Mac, Linux, iPhone und Android. Ihre Notizen bleiben Markdown-Dateien auf Ihrem eigenen Computer. Brievora ist ein Vault, ein Ordner mit Notizen und Ansichten, den Sie in Obsidian öffnen.obsidian.md und Notion im Oktober 2026 auf ihren Websites nennen.

Daten und Offline-Arbeit

In Obsidian ist eine Kundenakte eine .md-Datei in einem Ordner auf Ihrem Computer. Obsidian öffnet sie ohne Verbindung, und Sie sichern den Ordner mit Ihren gewohnten Werkzeugen. Synchronisieren Sie mit Obsidian Sync, sind die Daten Ende-zu-Ende-verschlüsselt.

In Notion liegt der Arbeitsbereich auf den Servern von Notion. Den Offline-Modus gibt es seit August 2025, mit den Grenzen, die das Hilfecenter von Notion beschreibt:

• Er funktioniert in den Desktop- und Mobil-Apps, nicht im Browser.
• Jede Seite wird einzeln und auf jedem Gerät heruntergeladen, Unterseiten kommen nicht mit.
• Bei einer Datenbank werden nur die ersten 50 Zeilen der ersten Ansicht heruntergeladen.
• In den kostenpflichtigen Tarifen laden zuletzt besuchte Seiten und Favoriten automatisch.

Im Zug oder beim Kunden ohne WLAN öffnet sich eine Notion-Projektseite, die Sie am Vortag heruntergeladen haben. Eine Datenbank mit 80 Aufgaben zeigt aber nur 50, sofern Sie die übrigen nicht einzeln geladen haben. In Obsidian liegt der ganze VaultVaultIn Obsidian ist ein Vault ein Ordner auf Ihrem Computer, den Obsidian öffnet: Ihre Notizen, deren Anhänge und Ihre Einstellungen. Brievora ist ein fertiger Vault.help.obsidian.md auf der Festplatte.

Fragt ein Vertrag, wo Sie die Unterlagen des Kunden speichern, fällt auch die Antwort verschieden aus: bei Obsidian Ihr Computer und der gewählte Synchronisierungsdienst, bei Notion die Server von Notion.

Kosten über drei Jahre

Beide Werkzeuge haben einen kostenlosen Tarif, der für Selbstständige allein reicht. Notion Free begrenzt die Zahl der Blöcke für eine Person nicht, ab zwei Mitgliedern aber schon. Der Seitenverlauf reicht dort 7 Tage zurück, und jede hochgeladene Datei darf höchstens 5 MB groß sein. Obsidian ist ohne Einschränkung kostenlos, auch für die Arbeit. Nur die offizielle Synchronisierung kostet Geld, und iCloud oder Syncthing ersetzen sie kostenlos.

Gerechnet ist der Monatspreis bei jährlicher Zahlung mal 36 Monate, in US-Dollar, nach obsidian.md/pricing und notion.com/pricing im Oktober 2026. Bei monatlicher Zahlung kostet Notion Plus 12 $ und Business 24 $ pro Mitglied, Obsidian Sync 5 $.

Mit Kunden teilen

In Notion laden Sie einen Kunden über die Schaltfläche „Teilen“ per E-Mail-Adresse ein. Sie legen fest, ob er die Seite lesen, kommentieren oder bearbeiten darf. Der Free-Tarif erlaubt 10 Gäste, die bezahlten Tarife haben keine Grenze, und der Kunde braucht ein Notion-Konto. Eine Seite lässt sich auch im Web veröffentlichen, lesbar für alle mit dem Link (Hilfe von Notion).

Obsidian hat keinen Kundenzugang. Ein Vault öffnet sich in der Obsidian-App, nicht im Browser. Um einem Kunden den Projektstand zu zeigen, bleiben drei Wege:

• die Notiz mit dem Befehl „Nach PDF exportieren“ als PDF speichern und verschicken;
• ausgewählte Notizen mit Obsidian Publish veröffentlichen, für 8 $ im Monat pro Website bei jährlicher Zahlung, bei Bedarf mit Passwort;
• den Stand in Obsidian führen und dem Kunden regelmäßig per E-Mail berichten.

Das Briefing muss in beiden Fällen vom Kunden kommen. Der kostenlose Briefing-Generator bereitet die E-Mail mit den Fragen vor und macht aus den Antworten eine MarkdownMarkdownEin reines Textformat: Ein # macht eine Überschrift, Sternchen machen Text fett. Jeder Texteditor öffnet diese Dateien, mit oder ohne Obsidian.markdownguide.org-Notiz oder ein PDF.

Bases und Notion-Datenbanken

In Notion enthält eine Datenbank ihre Einträge: Eine Aufgabe ist eine Zeile der Datenbank „Aufgaben“ und lebt darin. In Obsidian ist eine Base eine Ansicht über Notizen, die irgendwo im Vault liegen. Dieselbe Aufgabennotiz kann in der Liste aller Aufgaben, in der Notiz ihres Projekts und auf dem Wochen-Dashboard erscheinen.

Notion geht in zwei Punkten weiter. Für die Kalender- und die Zeitleistenansicht gibt es in BasesBasesDie in Obsidian eingebaute Datenbankfunktion: Tabellen, Karten und Kanban-Boards aus den Eigenschaften Ihrer Notizen. Kein Plugin nötig.help.obsidian.md kein Gegenstück. Mit Relationen und Rollups zeigt eine Kundenseite die Summe der verknüpften Rechnungen nach wenigen Klicks; in Obsidian brauchen Sie dafür eine eingebettete Base mit Filter und Zusammenfassung.

Diese Base fügen Sie in einen Codeblock vom Typ base in einer Projektnotiz ein. Sie zeigt die Aufgaben dieses Projekts als Kanban, nach Status:

filters:
  and:
    - 'type == "aufgabe"'
    - projekt == this
views:
  - type: kanban
    name: Aufgaben des Projekts
    groupBy:
      property: note.status
      direction: ASC
    groupOrder:
      - offen
      - in Arbeit
      - erledigt

Das Wort this steht für die Notiz, die die Base enthält. Dieselbe Ansicht in einer anderen Projektnotiz zeigt also die Aufgaben jenes Projekts. Das Tutorial zu Obsidian Bases erklärt Filter, Formeln und Ansichten im Detail.

Für den Umzug von Notion zu Obsidian verbindet sich Importer, die offizielle Erweiterung des Obsidian-Teams, mit Ihrem Notion-Arbeitsbereich und wandelt Datenbanken in .base-Dateien um. Übernommen wird nur die Hauptansicht jeder Datenbank, und der Import aus einer exportierten .zip-Datei behält die Datenbanken gar nicht (Obsidian-Hilfe).

Welches Werkzeug für welches Profil

Allein selbstständig

Obsidian, es sei denn, Ihre Kunden sollen Ihre Seiten einsehen. Sie behalten Ihre Dateien, arbeiten offline und zahlen nichts, oder 4 $ im Monat für die offizielle Synchronisierung. Die Anleitung zum Obsidian-Einstieg behandelt Installation und erste Einstellungen.

Studio mit zwei bis zehn Personen

Notion, wenn das Team in denselben Seiten schreibt und sich über Kommentare abstimmt. Obsidian mit Obsidian Sync, wenn jede Person eigene Projekte führt und der Vault als gemeinsame Referenz dient: Die Rechnung fällt niedriger aus, aber Änderungen kommen per Synchronisierung an, ohne Kommentare und Erwähnungen.

Kunde, der das Projekt verfolgen will

Notion. Eine Seite mit Lesezugriff, mit Zeitplan und Lieferungen, beantwortet die Fragen des Kunden ohne zusätzliche E-Mail. Mit Obsidian planen Sie jede Woche ein PDF oder einen Bericht per E-Mail ein.

Wenn Sie sich für Obsidian entscheiden, zeigt die Anleitung Kundenprojekte in Obsidian die Struktur der Notizen. Der Vergleich auf unserer Preisseite ordnet außerdem Kundenverwaltungs-Apps und Tabellen ein.