Die 10 besten Projektmanagement- und Aufgaben-Tools für Freelancer 2026

So haben wir diese 10 Tools ausgewählt

Ausgangspunkt war eine typische Lage: eine Person, die drei bis sechs Kunden gleichzeitig betreut, etwa den Relaunch der Website einer Bäckerei, ein Corporate Design und eine Buchungs-App. Jedes Tool wurde an diesem Alltag gemessen, mit fünf Kriterien.

• Wer die Daten hält und in welchem Format Sie sie zurückbekommen.
• Offline arbeiten, im Zug oder beim Kunden ohne WLAN.
• Der Preis für eine Einzelperson, inklusive Gratis-Tarif.
• Ob Sie einem Kunden den Fortschritt zeigen können.
• Wie lange es dauert, bis Sie ein erstes Projekt verfolgen.

Preise und Limits stammen von den offiziellen Seiten (Preise, Hilfe-Center), abgerufen im Oktober 2026. Sie sind in US-Dollar angegeben, wie angezeigt, ohne lokale Steuern. Kein Anbieter hat uns bezahlt, und diese Seite enthält keine Affiliate-Links.

1. Obsidian, um Projekte in lokalen Dateien zu halten

ObsidianObsidianEine kostenlose Notiz-App für Windows, Mac, Linux, iPhone und Android. Ihre Notizen bleiben Markdown-Dateien auf Ihrem eigenen Computer. Brievora ist ein Vault, ein Ordner mit Notizen und Ansichten, den Sie in Obsidian öffnen.obsidian.md passt zu Solo-Freelancern und sehr kleinen Studios, die einen einzigen Ort für Besprechungsnotizen, Briefings und Projektverfolgung wollen, ohne von einem Server abzuhängen.

Stärken

• Jede Notiz ist eine Markdown-Datei in einem Ordner auf Ihrer Festplatte, dem Vault. Sie sichern ihn, wie Sie wollen, und können ihn auch ohne Obsidian lesen.
• Die App ist kostenlos, auch im Beruf: Seit dem 20. Februar 2025 ist die kommerzielle Lizenz freiwillig (offizielle Ankündigung).
• Alles funktioniert offline, weil die Dateien bei Ihnen liegen.
• Bases zeigen Ihre Notizen als Tabelle, Galerie, Liste oder Landkarte. Version 1.14, erschienen am 5. Oktober 2026, bringt eine native Kanban-Ansicht, um Projekte nach Phase zu verfolgen.
• Community-Plugins ergänzen, was fehlt: Kalender, erweiterte Vorlagen, Zeiterfassung.

Grenzen

• Kein gleichzeitiges Bearbeiten in Echtzeit: Ein Kunde kann eine Seite nicht kommentieren wie in Notion oder Google Docs.
• Die Struktur bauen Sie selbst (Eigenschaften, Ordner, Ansichten). Rechnen Sie mit einigen Stunden, bis das System läuft, oder starten Sie mit einer Vorlage.
• Die Synchronisierung zwischen Computer und Smartphone läuft über das kostenpflichtige Obsidian Sync oder über einen Dateidienst, den Sie selbst verwalten.

Einstiegspreis: kostenlos. Obsidian Sync kostet 4 $ pro Monat bei jährlicher Abrechnung, 5 $ bei monatlicher (offizielle Preise). Wer mit einer fertigen Struktur für Kundenarbeit starten will, findet bei Brievora einen einsatzbereiten VaultVaultIn Obsidian ist ein Vault ein Ordner auf Ihrem Computer, den Obsidian öffnet: Ihre Notizen, deren Anhänge und Ihre Einstellungen. Brievora ist ein fertiger Vault.help.obsidian.md.

2. Notion, um einen Arbeitsbereich mit Kunden zu teilen

Notion passt zu Freelancern, die mit einem Kunden oder Subunternehmern im selben Bereich arbeiten und Wiki, Datenbanken und öffentliche Seiten an einem Ort wollen.

Stärken

• Mehrere Personen bearbeiten dieselbe Seite gleichzeitig, mit Kommentaren und Erwähnungen.
• Datenbanken verknüpfen Kunden, Projekte und Aufgaben, mit Tabellen-, Board-, Kalender- und Zeitleistenansicht.
• Der Gratis-Tarif erlaubt bis zu 10 externe Gäste, genug, um einem Kunden eine Statusseite zu öffnen.
• Der gesamte Arbeitsbereich lässt sich in den Einstellungen als Markdown, CSV oder HTML exportieren.

Grenzen

• Ihre Seiten liegen auf den Servern von Notion.
• Offline-Zugriff wird Seite für Seite eingestellt, und von einer Datenbank werden nur die ersten 50 Zeilen automatisch geladen.
• Im Gratis-Tarif reicht der Seitenverlauf 7 Tage zurück, und jede Datei ist auf 5 MB begrenzt.

Einstiegspreis: kostenlos. Der Plus-Tarif ist mit 10 $ pro Mitglied und Monat angegeben. Offizielle Website: notion.com. Ausführlicher Vergleich: Obsidian oder Notion.

3. Trello, für ein einfaches Kanban-Board zum Teilen

Trello passt zu allen, die in Spalten wie „Zu erledigen, In Arbeit, Erledigt“ denken und einem Kunden ein Board zeigen wollen, ohne etwas erklären zu müssen.

Stärken

• In wenigen Minuten startklar: Listen, Karten, Drag-and-drop.
• Einen Kunden auf ein Board einzuladen kostet nichts, im Rahmen des Gratis-Tarifs.
• Die Apps für iOS und Android funktionieren offline und synchronisieren, sobald wieder Netz da ist.

Grenzen

• Der Gratis-Tarif endet bei 10 Boards und 10 Mitwirkenden pro Workspace.
• Web-App und Desktop-App brauchen eine Verbindung.
• Der CSV-Export ist Premium vorbehalten. Die anderen Tarife exportieren ein Board als JSON, das schwerer zu lesen ist.

Einstiegspreis: kostenlos. Standard kostet 5 $ pro Nutzer und Monat bei jährlicher Abrechnung, 6 $ bei monatlicher. Offizielle Website: trello.com.

4. Todoist, für eine schnelle Aufgabenliste auf allen Geräten

Todoist passt zu Freelancern, die vor allem eine verlässliche Aufgabenliste mit Fälligkeiten und Erinnerungen brauchen, am Computer wie am Smartphone.

Stärken

• Die Eingabe versteht Alltagssprache: „Bäckerei Freitag 10 Uhr nachfassen“ legt die Aufgabe mit Datum an.
• Die Apps funktionieren offline und synchronisieren danach.
• Jedes Projekt lässt sich als CSV exportieren, und der Pro-Tarif legt automatische Backups an.

Grenzen

• Der Gratis-Tarif ist auf 5 persönliche Projekte begrenzt, die mit mehreren Kunden schnell erreicht sind.
• Nichts für Briefings, Besprechungsnotizen oder Rechnungen: Dafür brauchen Sie ein zweites Tool.

Einstiegspreis: kostenlos. Pro kostet 5 $ pro Monat bei jährlicher Abrechnung, also 60 $ im Jahr. Offizielle Website: todoist.com.

5. ClickUp, um alles in einer App zu bündeln

ClickUp passt zu Freelancern und kleinen Studios, die Aufgaben, Dokumente, Dashboards und Zeiterfassung in einem Abo wollen.

Stärken

• Der Tarif „Free Forever“ begrenzt weder die Zahl der Aufgaben noch die der Mitglieder.
• Listen-, Board- und Kalenderansicht, gemeinsame Dokumente und Formulare.
• Die Aufgaben eines Workspace lassen sich in den Einstellungen als CSV exportieren.

Grenzen

• Viele Menüs und Einstellungen: Die Einrichtung kostet Zeit und geht oft über den Bedarf einer Einzelperson hinaus.
• Der Gratis-Tarif begrenzt den Speicher auf 60 MB und erlaubt nur ein Formular.
• Offline können Sie Aufgaben anlegen und bereits geöffnete ansehen, aber nicht bearbeiten.

Einstiegspreis: kostenlos, kostenpflichtige Tarife verfügbar (die Preisseite zeigte bei unserem Abruf zwei verschiedene Preistabellen). Offizielle Website: clickup.com.

6. Asana, für Teamprojekte mit Fristen

Asana passt zu Freelancern, die im Team eines Kunden arbeiten, das Asana schon nutzt, oder zu Studios, die mehrere Personen über Fristen koordinieren.

Stärken

• Projekte als Liste, Board oder Kalender, mit einer verantwortlichen Person und einem Fälligkeitsdatum pro Aufgabe.
• Ein Projekt lässt sich über sein Menü als CSV oder JSON exportieren.
• In den mobilen Apps können Sie Aufgaben offline anlegen und abhaken.

Grenzen

• Für Teams gebaut: Allein nutzen Sie nur einen kleinen Teil dessen, was Sie bezahlen.
• Kein Offline-Modus im Web und am Desktop.

Einstiegspreis: kostenlos mit dem Tarif Personal. Starter kostet 10,99 $ pro Nutzer und Monat bei jährlicher Abrechnung, 13,49 $ bei monatlicher. Offizielle Website: asana.com.

7. Things 3, für Aufgaben ohne Abo auf Mac und iPhone

Things 3 passt zu Freelancern mit Apple-Geräten, die ihren Tag und ihre Projekte in einer sorgfältig gestalteten App planen wollen, einmal bezahlt.

Stärken

• Einmalkauf pro Plattform, kein Abo, und kostenlose Synchronisierung über Things Cloud.
• Die Daten liegen auf dem Gerät, deshalb läuft die App ohne Netz.
• Projekte mit Überschriften, Verantwortungsbereiche und die Listen „Heute“ und „Demnächst“.

Grenzen

• Nur für Mac, iPhone, iPad, Apple Watch und Vision Pro, und jede Plattform wird einzeln gekauft.
• Keine Projektfreigabe für Kunden oder Kollegen.
• Der Export beschränkt sich auf die SQLite-Datenbank der App oder einen Ausdruck als PDF.

Einstiegspreis: 49,99 $ für die Mac-Version im US-App-Store, als Einmalkauf. Für den Mac gibt es eine Testversion. Offizielle Website: culturedcode.com.

8. Bonsai, um Projekte, Angebote und Rechnungen zu verbinden

Bonsai passt zu Freelancern, die Angebote, Verträge, erfasste Zeit und Rechnungen ihrer Kunden im selben Tool verwalten wollen.

Stärken

• Angebote, Verträge, Rechnungen und Online-Zahlungen ab dem Tarif Essentials.
• Zeiterfassung, Aufgaben und unbegrenzte Projekte ab dem Tarif Basic.
• Kundenportal ab Essentials und CSV-Export von Rechnungen, Projekten, Aufgaben und erfasster Zeit.

Grenzen

• Kein Gratis-Tarif: 7 Tage Testphase, danach ein Abo.
• Der Tarif Basic enthält weder Angebote noch Verträge noch Rechnungen.
• Für die Verwaltung gebaut: Für Besprechungsnotizen und Projektdokumentation bleibt ein zweites Tool nützlich.

Einstiegspreis: 9 $ pro Monat bei jährlicher Abrechnung für Basic (15 $ monatlich). Rechnungen und Verträge setzen Essentials voraus, 19 $ pro Monat bei jährlicher Abrechnung. Offizielle Website: hellobonsai.com.

9. Basecamp, für einen gemeinsamen Projektbereich zum Festpreis

Basecamp passt zu Freelancern und Studios, die Kunden in einen Bereich pro Projekt einladen: Nachrichten, To-do-Listen, Dateien und Zeitplan.

Stärken

• Die bezahlten Tarife haben einen Festpreis, ohne Aufschlag pro Nutzer.
• Der Kunde verfolgt das Projekt am selben Ort wie Sie, ohne E-Mail-Verlauf, den man zusammensuchen muss.
• 30 Tage kostenlos testen bei den bezahlten Tarifen.

Grenzen

• Der Gratis-Tarif verwaltet nur ein aktives Projekt.
• Der Tarif Freelancer endet bei 3 aktiven Projekten. Darüber hinaus wechseln Sie zu Studio, für 59 $ im Monat.
• Für die Nutzung mit Verbindung gedacht: In der Dokumentation haben wir keinen Offline-Modus gefunden.

Einstiegspreis: kostenlos für ein Projekt. Der Tarif Freelancer kostet 25 $ im Monat. Offizielle Website: basecamp.com.

10. Linear, für Entwickler, die Tickets verwalten

Linear passt zu freiberuflichen Entwicklern und Produktstudios, die Tickets, Zyklen und Releases verfolgen, oft zusammen mit GitHub.

Stärken

• Schnelle Oberfläche, komplett per Tastatur steuerbar.
• Zyklen, Projekte und Prioritäten für die Softwareentwicklung gemacht.
• CSV-Export aus jeder Ansicht und vollständiger Export des Workspace durch einen Admin.

Grenzen

• Der Gratis-Tarif ist auf 250 Tickets und 2 Teams begrenzt.
• Wenig geeignet für ein Design- oder Textprojekt, das sich schlecht in Tickets zerlegen lässt.
• Laut der Dokumentation von Linear ist der Offline-Modus ein Sicherheitsnetz und kein vollwertiger Arbeitsmodus.

Einstiegspreis: kostenlos. Basic kostet 10 $ pro Nutzer und Monat bei jährlicher Abrechnung. Offizielle Website: linear.app.

Übersichtstabelle der 10 Tools 2026

Monatspreise in US-Dollar, pro Nutzer, wenn das Tool pro Person abrechnet, bei jährlicher Abrechnung, wenn es sie gibt. Abgerufen auf den offiziellen Websites im Oktober 2026.

Welches Tool zu welchem Profil passt

• Sie arbeiten allein für mehrere Kunden und wollen Ihre Daten besitzen: Obsidian, mit Kundenprojekten in Bases.
• Sie nutzen bereits das Community-Plugin Kanban in Obsidian: Unser kostenloses Plugin Kanban to Bases wandelt Ihre Boards in Bases-Ansichten um.
• Sie teilen das meiste mit Kunden und Subunternehmern: Notion, oder Basecamp, wenn Ihnen ein Festpreis lieber ist.
• Sie wollen nur sehen, wo jedes Projekt steht, in Spalten: Trello.
• Die Tagesliste beschäftigt Sie mehr als die Projekte: Todoist, oder Things 3 auf Apple.
• Die Rechnung soll aus dem Tool kommen, das das Projekt verfolgt: Bonsai.
• Sie programmieren und verwalten Tickets: Linear.
• Sie koordinieren ein kleines Team über Fristen: Asana oder ClickUp.

Zwei Tools können nebeneinander laufen, zum Beispiel Todoist für den Tag und Obsidian für die Projekthistorie, solange jede Information nur einen Platz hat.