Checkliste für die Projektübergabe

Dateien und Quellen

Der Kunde sollte zwei Dinge mitnehmen: die Dateien, die er direkt verwendet, und die Quellen, mit denen jemand anderes sie später ändern kann. Bei einem Corporate Design sind das die exportierten Logos und die Arbeitsdatei. Bei der Website einer Bäckerei sind es die Live-Seite, das Code-Repository und die Mockups.

• Finale Exporte in den im Angebot vereinbarten Formaten und Größen geliefert (Logo: SVG, PDF, PNG mit transparentem Hintergrund, farbig, schwarz und weiß)
• Quelldateien geteilt oder an den Kunden übertragen (Figma-Datei, Designdateien, Code-Repository)
• Schriften mit ihrer Lizenz aufgelistet, und wer sie kaufen muss
• Stockbilder mit ihrer Lizenz und dem Konto, über das sie gekauft wurden, aufgelistet
• Ein datierter Übergabeordner mit lesbaren Dateinamen (keller-logo-farbig.svg statt final-v3-ok.svg)

Ordnen Sie den Übergabeordner so, dass sich der Kunde in einem Jahr allein darin zurechtfindet: 01 Logos, 02 Typografie, 03 Bilder, 04 Quellen und eine kurze LIESMICH-Datei, die erklärt, was in jedem Ordner liegt und wofür jedes Format gedacht ist.

Zugänge und Konten

Diesen Block vergisst man am häufigsten, und die Lücke zeigt sich erst später. Drei Monate nach dem Livegang läuft die Domain ab, die hinterlegte Kreditkarte ist Ihre, und der Kunde ruft Sie an. Jedes Konto, das zum Projekt gehört, sollte auf den Namen des Kunden laufen, von ihm bezahlt werden und einen Admin-Zugang haben, den er kontrolliert.

• Domain auf den Namen des Kunden, mit seinem Zahlungsmittel und aktivierter automatischer Verlängerung
• Hosting auf den Namen des Kunden, von ihm bezahlt
• CMS oder Backend: Der Kunde hat ein Admin-Konto; Ihres ist gelöscht oder auf eingeschränkte Rechte gesetzt
• Drittdienste übergeben: Webanalyse, Formulare, E-Mail-Versand, Karten, Terminbuchung
• Zwei-Faktor-Authentifizierung an Telefon oder E-Mail des Kunden gebunden, nicht an Ihre
• DNS-Einträge in der Dokumentation festgehalten (wo sie verwaltet werden, was jeder bewirkt)

Muss ein Konto bei Ihnen bleiben, etwa weil Sie die Wartung übernehmen, halten Sie das im Wartungsvertrag mit einem Enddatum fest. An dem Tag, an dem der Vertrag endet, geht das Konto an den Kunden. Und wenn niemand mehr weiß, wo die Domain registriert ist, zeigt eine WHOIS-Abfrage den Registrar, auch wenn der Name des Inhabers verborgen ist.

Dokumentation und Einweisung

Der Kunde braucht kein dreißigseitiges Handbuch. Er muss die vier oder fünf Handgriffe beherrschen, die er immer wieder macht: Öffnungszeiten ändern, eine Torte ins Sortiment aufnehmen, eine Neuigkeit veröffentlichen. Eine Seite pro Handgriff, mit Screenshots, genügt. Schicken Sie sie als PDF und legen Sie eine Kopie in den Projektordner: Verliert der Kunde sie, schicken Sie sie in einer Minute erneut.

• Einweisung erledigt, per Videocall oder vor Ort, mit der Person, die die Website pflegen wird
• Einweisung aufgezeichnet, wenn der Kunde zustimmt, und Link verschickt
• Kurze Dokumentation verschickt: wie man ändert, wo die Dateien liegen, wen man anruft
• Liste der Dienstleister mit Kontaktdaten (Hoster, Registrar, Drittdienste)
• Was nach der Übergabe abgedeckt bleibt und bis wann, wie im Angebot vereinbart
• Wer Backups macht, wie oft und wie man sie wiederherstellt

Machen Sie die Einweisung mit der Person, die die Updates erledigt, nicht mit der Inhaberin, die das Angebot unterschrieben hat. In der Bäckerei ist es die Verkäuferin, die jede Woche das Sortiment ändert.

Schlussrechnung und Abschluss

Der letzte Block schließt das Projekt administrativ ab und bereitet das nächste vor. Erledigen Sie ihn in einem Zug, am Tag der Übergabe oder am Tag danach. Schicken Sie die Schlussrechnung, sobald der Kunde abnimmt, solange ihm das Projekt noch präsent ist: Eine Rechnung, die drei Wochen nach dem Livegang kommt, muss den Kunden erst daran erinnern, worum es geht.

• Lieferungen schriftlich abgenommen (eine E-Mail des Kunden genügt)
• Schlussrechnung verschickt, inklusive der unterwegs angenommenen Zusatzanfragen
• Kundenstimme angefragt
• Schriftliche Erlaubnis, die Arbeit im Portfolio zu zeigen
• Ihre Zugänge entfernt oder eingeschränkt, wie vereinbart
• Projekt auf die Phase „Abgeschlossen“ gesetzt und Ordner archiviert

Viele Freelancer geben Quelldateien erst nach Zahlung der Schlussrechnung heraus. Wenn das Ihre Regel ist, schreiben Sie sie von Anfang an ins Angebot, zum Beispiel: „Die Quelldateien werden nach Eingang der Schlusszahlung übergeben.“ Das ist eine Beispielformulierung, die Sie an Ihre Situation anpassen, keine Rechtsberatung.

Die vollständige Checkliste zum Kopieren in Obsidian

Legen Sie im Projektordner eine Notiz an, etwa „Übergabe Bäckerei Keller“, und fügen Sie den folgenden Text ein. Zeilen, die mit - [ ] beginnen, werden zu Checkboxen. Mit den Eigenschaften oben finden Sie alle laufenden Übergaben in einer BasesBasesDie in Obsidian eingebaute Datenbankfunktion: Tabellen, Karten und Kanban-Boards aus den Eigenschaften Ihrer Notizen. Kein Plugin nötig.help.obsidian.md-Ansicht wieder. Der Callout [!warning] oben erscheint als farbiger Warnkasten und erinnert bei jedem Öffnen an die Passwort-Regel.

---
typ: uebergabe
projekt: "[[Website Bäckerei Keller]]"
status: In Arbeit
datum: 2026-11-20
---
> [!warning] Keine Passwörter hier
> Zugangsdaten über einen Passwortmanager weitergeben, dann abhaken.

## Dateien und Quellen
- [ ] Finale Exporte in den vereinbarten Formaten geliefert
- [ ] Quelldateien geteilt oder übertragen (Figma, Design, Repository)
- [ ] Schriften mit Lizenz aufgelistet
- [ ] Stockbilder mit Lizenz aufgelistet
- [ ] Datierter Übergabeordner, lesbare Dateinamen

## Zugänge und Konten
- [ ] Domain auf den Kunden, automatische Verlängerung an
- [ ] Hosting auf den Kunden
- [ ] Admin-Konto des Kunden; meines gelöscht oder eingeschränkt
- [ ] Drittdienste übergeben (Analyse, Formulare, E-Mail)
- [ ] Zwei-Faktor-Authentifizierung beim Kunden
- [ ] DNS dokumentiert

## Dokumentation und Einweisung
- [ ] Einweisung erledigt (und aufgezeichnet, falls vereinbart)
- [ ] Kurze Dokumentation verschickt
- [ ] Liste der Dienstleister verschickt
- [ ] Gewährleistung und Enddatum genannt
- [ ] Backups: wer, wann, wie wiederherstellen

## Schlussrechnung und Abschluss
- [ ] Lieferungen schriftlich abgenommen
- [ ] Schlussrechnung verschickt
- [ ] Kundenstimme angefragt
- [ ] Portfolio-Erlaubnis erhalten
- [ ] Meine Zugänge entfernt
- [ ] Projekt auf „Abgeschlossen“, Ordner archiviert

Bewahren Sie eine Kopie dieser Notiz in Ihrem Vorlagenordner auf. Beim nächsten Projekt fügen Sie sie mit dem Kern-Plugin für Vorlagen ein und streichen die Zeilen, die nicht passen: Ein Corporate Design hat kein Hosting, eine App bringt oft Konten in den App-Stores mit.

Die E-Mail zum Projektabschluss

Wenn alle Kästchen abgehakt sind, schicken Sie eine einzige Nachricht, die alles zusammenfasst. Der Kunde sucht sie in sechs Monaten wieder heraus, wenn er sein Logo braucht oder nicht weiß, wen er anrufen soll. Hier eine Vorlage zum Anpassen:

Betreff: Website Bäckerei Keller, finale Übergabe

Guten Tag Frau Keller,

die neue Website ist seit dem 20. November online. Hier finden Sie alles, was Sie ab jetzt brauchen.

Dateien: Der Ordner „Übergabe Bäckerei Keller“ (Link) enthält Logos, Fotos und Mockups.
Zugänge: Domain, Hosting und die Verwaltung der Website laufen auf Ihren Namen. Die Zugangsdaten liegen im gemeinsamen Passwortmanager.
Dokumentation: die Anleitung zum Aktualisieren (Link) und die Aufzeichnung der Einweisung (Link).
Gewährleistung: Gemeldete Fehler behebe ich bis zum 20. Dezember.
Rechnung: Die Schlussrechnung liegt bei, zahlbar innerhalb von 30 Tagen.

Zwei kleine Bitten, wenn Sie fünf Minuten haben:
1. Was hat sich für Ihren Laden seit dem Start verändert? Ein paar Zeilen würden mir als Kundenstimme helfen.
2. Darf ich die Website in meinem Portfolio zeigen?

Vielen Dank für dieses Projekt.
Mit freundlichen Grüßen

Für die Kundenstimme bringt eine konkrete Frage bessere Antworten als „ein paar Worte zur Zusammenarbeit“. Fragen Sie, was sich verändert hat, oder was der Kunde einer Freundin sagen würde, die überlegt, Sie zu beauftragen.